Dokumentenarchivierung
Dokumente sind vielfältig und in rauen Mengen vorhanden. Dazu gehören natürlich Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, RMA-Anträge und vieles mehr. Neben diesen Dokumenten bestehen noch vielfältige andere Dokumente, wie z.B. E-Mails, Faxe (z.B. auch Mail-Fax), Einkaufsbelege, Postbelege, aber auch selbst erzeugte Word, Excel, Power Point, OneNote oder Ähnliche. Um nicht den Überblick zu verlieren und die Suche nach dem Richtigen oder allen zugehörigen Dokumenten zu verbessern, letztlich also Zeit und somit Geld zu sparen, wird es immer notwendiger für Unternehmen ein Dokumenten Management System einzuführen.
Damit das DMS aber rechtlichen Ansprüchen genügt, muss es revisionssicher sein und dies im Zweifelsfall auch nach Standards, wie GDPdU, beweisen können. Einige Hersteller setzen auf spezielle Hardware-Komponenten, die teuer und sehr spezifisch sind. Auch wenn diese sicherlich genauso revisionssicher wie Papier sind, ist manchmal fraglich, ob sich die Invenstition lohnt, oder in 10-20 Jahren noch Lesegeräte dafür verfügbar sind.
Andere Produkte, zu denen auch das von C4 favorisierte System: windream oder im MailArchiv-Bereich GFI MailArchiver gehören, setzen auf die Standardfestplatte und eine reine Software gestützte Revisionssicherheit. Mit einer modernen System-Architektur ist dies auch leicht realisierbar. So ist die Revisionssicherheit in das System tief integriert und basiert auf kostengünstigen Standard-Festplatten oder Massenspeichern.
Ein Dokumenten Archiv System (DAS) ist wichtig, wenn es um die Auflösung von Papierarchiven geht. Nicht jedes Dokument darf als Scan (elektronische Form) aufbewahrt werden. Für z.B. Jahresabschlüsse von Unternehmen gilt die Originalpflicht. Lassen Sie sich am besten von einem Juristen im Detail beraten.
Manche Dokumentarten können elektronisch aufbewahrt werden, oder müssen sogar im elektronischen Original aufbewahrt werden, wie z.B. Rechnungen, wenn deren Vorsteuer wirksam abgezogen werden soll. Handelsbriefe zu denen auch E-Mails gehören, je nach Inhalt, Rechnungen, Tankbelege, u.a.m. haben eine Aufbewahrungsfrist, die aussagt, wie lange ein Dokument dieser Art aufbewahrt werden muss. In einem Dokumenten Archiv System (DAS) wie windream können Sie dies z.B. einstellen. Automatisch nach Ablauf der Frist kann windream solcher Art Dokumente aus dem Archiv entfernen.
Aber in einem Dokumenten Archiv System (DAS) können Sie auch gezielt nach Dokumenten suchen, letztlich ist es ja ein Dokumenten Management System (DMS) welches nur zusätzlich revisionssicher ist. So verkürzen sich auch die Zeiten für die Zusammenstellung aller relevanten Dokumente zu einem Thema, Projekte, Kunden, etc. Es kann von allen Mitarbeitern gesucht werden, auch wenn der Verantwortliche ggf. mal nicht gefragt werden kann.
Ein Dokumenten Archiv System (DAS) unterstützt somit das Unternehmen rechtssicher zu agieren. Ebenso Zeit und Geld bei der Verwaltung der Dokumente zu sparen. Ein System wie windream ist zudem einfach in der Bedienung, basiert auf Standard-Hardware und bietet zudem noch zusätzliche Komponenten wie ein integriertes BPM (Business Process Management), also einen Workflow-Management oder Verfolger der Arbeitsabläufe. Sie können so also auch z.B. eine eingehende Rechnung wie in einer ‚Laufmappe‘ durch die verantwortlichen Instanzen, den betrieblichen Prozess schicken und alle erforderlichen Schritte inklusive der Archivierung im Dokumenten Archiv System (DAS) mit windream erledigen.
