GoBD / DSGVO Rechtssicherheit
Gesetzliche Anforderungen an Unternehmen: GOBD, DSGVO und die Notwendigkeit der E-Mail-Archivierung
Unternehmen sind zunehmend mit rechtlichen Anforderungen konfrontiert. Insbesondere wollen wir hier auf die Bedeutung der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff) und der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) eingehen und deren Auswirkungen auf die E-Mail-Archivierungspflicht erläutern.
Die GoBD stellen sicher, dass Unterlagen, insbesondere elektronische Dokumente, ordnungsgemäß aufbewahrt werden, um die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen in Deutschland verpflichtend und betrifft alle steuerlich relevanten Unterlagen. Hierzu gehören auch E-Mails, die für die Geschäftsabwicklung eine wichtige Rolle spielen. Unternehmen sind daher dazu verpflichtet, ihre E-Mails in einem revisionssicheren Archiv zu speichern, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Als Beispiel sei insbesondere die Pflicht bei elektronisch, per E-Mail empfangenen Rechnungen genannt.
Darüber hinaus müssen Unternehmen auch die Bestimmungen der DSGVO beachten. Die DSGVO regelt den Schutz personenbezogener Daten und stellt hohe Anforderungen an den Umgang mit diesen Daten. E-Mails enthalten oft personenbezogene Informationen wie Namen, Kontaktdaten oder andere sensible Daten. Um die Vertraulichkeit und Integrität dieser Daten zu gewährleisten, müssen Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen. Eine davon ist die E-Mail-Archivierung, um den Zugriff, die Kontrolle und die Aufbewahrung personenbezogener Daten gemäß den Anforderungen der DSGVO zu gewährleisten. Wir bieten daher nur DSGVO kompatible Systeme an.
Durch die E-Mail-Archivierungspflicht ergeben sich für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige wichtige Aspekte:
- Rechtliche Compliance: Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der GoBD und der DSGVO, ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder oder Sanktionen zu vermeiden.
- Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen: Durch ein umfassendes E-Mail-Archiv können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse lückenlos dokumentieren und im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits belegen.
- Effiziente Suche und Retrieval: Mit einer spezialisierten E-Mail-Archivierungslösung können Unternehmen E-Mails schnell und einfach finden, zurückverfolgen und wiederherstellen, was die Effizienz und Produktivität erhöht.
- Schutz vor Datenverlust: Durch regelmäßige Backups und die redundante Speicherung von E-Mails in einem Archiv können Unternehmen Datenverluste durch technische Fehler, Hardwareausfälle oder Cyberangriffe minimieren.
Wir bieten Ihnen eine umfassende Lösung für die E-Mail-Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und Ihnen dabei hilft, Ihre Geschäftsprozesse reibungslos zu gestalten. Unsere Archivierungslösung ist revisionssicher, ermöglicht eine einfache Suche und bietet umfangreiche Sicherheitsmechanismen, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere E-Mail-Archivierungslösung zu erfahren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird. Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung und beantwortet Ihre Fragen. Schützen Sie Ihre Daten, bleiben Sie gesetzeskonform und minimieren Sie Risiken für Ihr Unternehmen!