Dokumentenmanagement

Dokumenten Management Systeme

vereinfachen das Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten!

Die in Firmen erzeugten Dokumente sind vielfältig. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, und weitere Dateiarten wie PDF, TIFF, JPG, DVG oder Musik- und Videodateien, MP3, MPG4 usw. Aber auch Dokumente aus der „ERP-Welt“, wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Materialbeschaffungen, etc. an Kunden oder von Lieferanten. Normale Briefe, Fax-Dateien und insbesondere die vielen vielen E-Mails die versandt und empfangen werden, müssen alle schnell und einfach verwaltet werden.

Die Flut von Informationen ist das Kapital des Unternehmens, unterliegt aber auch rechtlichen Beschränkungen. Je nach Branche entweder mehr oder weniger. Je nach Rechtszweig (Steuerrecht, Handelsrecht, etc.) ggf. auch verbunden mit Aufbewahrungsvorschriften für Dokumente.

Die ersten Ansätze sind natürlich eine vernünftige Ordner- und Berechtigungsstruktur in den Verwaltungssystemen. Hierzu gehört z.B. Windows selbst, dessen Dateisystem man je nach Berechtigung mit dem Windows-Explorer durchsuchen kann.

Des Weiteren sucht man E-Mails z.B. in Outlook / Exchange. Unterstützung findet man hier z.B. in einem E-Mail Archiv System, welches auch die Anhänge erkennen lässt.

Nach Rechnungen, Lieferscheinen, Angeboten etc. sucht man wiederum in dem Fakturierungssystem. Weitere Quellen wären ggf. das Buchhaltungssystem oder Projektmanagement-Systeme.

Dokumente, die per Post eingegangen sind, werden üblicherweise als Papierdokumente in Ordner in der jeweiligen Abteilung abgelegt. Evtl. kommen Kopien zu den Vorgängen, wie z.B. Projekten oder Kundenaufträge. Ein Suchen in diesem Ablagesystem ist nicht möglich, bzw. nur manuell denkbar.

Will man aber mehr, also das Suchen nach Informationen fördern, auch z.B. im Sinne des rechtegesteuerten Zugriffs auf Unternehmensinformationen / Wissensdatenbank, so benötigt man spezielle Systeme. Dokumenten Management System (DMS).

Diese Systeme können die verschiedenen Dokumenttypen verwalten. Zusätzliche Informationen erfassen und als Suchkriterien anbieten. Sie stellen von verschiedenen Dokumentarten einen inneren Zusammenhang her. Dies gilt für Office Dokumente, E-Mails, E-Mail Anhänge, Bild und Video-Dateien, ERP-Dokumente und gescannte Papierbelege gleichermaßen. In einer sinnvoll gewählten Struktur kann der Benutzer bei gewohnter Arbeitsumgebung, gleichzeitig auch das Archiv pflegen. Legt er eine Datei im Windows-Explorer in ein Verzeichnis, hinter dem das DMS ‚lauert‘, so pflegt er in einem Zuge auch gleich das Archiv.

E-Mails können genauso per Drag&Drop ins Archiv gelangen, wie Scan-Dokumente, oder ERP-Ausdrucke. Insbesondere ist es wichtig, dass es für den Benutzer einfach ist, das Archiv zu pflegen, denn nur dann ist die Akzeptanz hoch und somit auch der Nutzen für das Unternehmen.

Je mehr Daten in dem Dokumenten Management System enthalten sind, umso einfacher wird die Recherche, somit wird erhebliche Arbeitszeit gespart. Nicht jeder legt die Dokumente in den gleichen Ordnern im Dateiverzeichnis ab. Nach einer Indizierung durch das Management jedoch, werden alle Dokumente gefunden, auch wenn sie ggf. mal falsch abgelegt wurden.

In Verbindung mit einem Archiv-System und einem Workflow-System ergibt sich ein vollständiges System für den unternehmerischen Bedarf.

Das Archiv System sichert die Dokumente wie ein Papierarchiv ab. Zugriffssteuerung, Änderungsbeschränkungen u.a.m. sind Themen eines Archives. Belege die z.B. dem Steuer- oder Handelsrecht unterliegen, haben unter anderem nach GDPdU gewisse Anforderungen zu erfüllen.

Ein Archiv-System soll aber nicht unhandlich und teuer, dennoch aber revisionssicher sein. Viele Systeme setzen hier auf teurere Spezial-Hardware. Moderne Architekturen können hierauf verzichten, da ihre Funktionalität eine Revisionssicherheit ebenso tiefgreifend gewährleistet.

Der funktionale Anteil: Workflow-Management (BPM) Business-Prozess-Management, beinhaltet die Möglichkeit, ein Regelwerk für Dokumentarten zu hinterlegen und ggf. mit Datenfeldern zu ergänzen. z.B. soll eine eingehende Rechnung zunächst auf inhaltliche Vollständigkeit, fachliche Richtigkeit u.a.m. geprüft und freigegeben werden. Dies sind meistens unterschiedliche Abteilungen und Personen, die hier involviert sind. Die Rechnung wird also gescanned und in einem Ablauf von unterschiedlichen Personen auf verschiedene Aspekte hin geprüft und letztlich bezahlt und abgelegt. Dieser Arbeitsablauf (Workflow) kann in modernen Dokumenten Management Systemen als funktionaler Bestandteil abgebildet werden. Oftmals ist eine grafische Oberfläche vorhanden die mit Datenfluss-Objekten den Ablauf darstellt und auch gleichzeitig im System etabliert.

Dokumenten Management Systeme (DMS) die alle 3 Komponenten in einem System verbinden, werden mit der Abkürzung ECM zusammengefasst.

Nach unserer Ansicht haben die Produkte von windream, in Deutschland entwickelt und mit eigenen Patenten tief in Windows integriert, das beste Potenzial. Es verbindet viele Vorteile und die Architektur ist sinnvoll einfach und für den Anwender schnell zu lernen, da z.B. ein separater Client fehlt.

Die Revisionssicherheit wird durch Mechanismen wie SQL-Datenbanken, Dateirechte u.a.m. auf normalen Festplatten realisiert und stellt sich für Anwender im Wesentlichen wie Windows oder Office dar. Zunächst deutet nichts auf den Einsatz eines revisionssicheren Dokumenten Management System (DMS) hin, der Anwender arbeitet normal weiter nur mit viel mehr Möglichkeiten. Ohne spezielle Hardware ist das System revisionssicher und somit anderen Produkten voraus, z.B. auch in Punkten der Anschaffungs- und Betriebs-Kosten.