E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung

Erfüllung rechtlicher Anforderungen, dank E-Mail Archivierung

E-MailDie Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben heutzutage den Unternehmen vor, dass alle steuer relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails, deren Inhalte sowie Dateianhängen zu. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Schutz vor E-Mail-Datenverlust, dank E-Mail Archivierung

E-Mails, als kritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel oftmals verloren. Immer wieder werden ganze Postfächer beim Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen einfach entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt.

Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern, dank E-Mail Archivierung

Im Laufe weniger Tage sammeln sich sämtliche E-Mail-Daten auf Servern an und belegen unnötigen Speicherplatz. Je größer der zulässige Anhang, desto größer der benötigte Speicherplatz. Da viele Firmen für Ihre Postfächer eine Größenbeschränkung pflegen, müssen diese Daten in ein Archiv überführt und nicht mehr aktuelle Informationen in den Postfächern gelöscht werden.